ERP systeem in 10 dagen

Dienstverleners bevinden zich in een snel veranderende markt.

Er bieden zich continu nieuwe uitdagingen aan. Klanten hebben steeds hogere verwachtingen en de noodzaak om op de kosten te letten is er natuurlijk altijd, maar meer besparen blijft altijd welkom. Veranderingen in de technologie gaan altijd snel, maar de laatste tien jaar heeft de overgang van theorie naar praktijk zich in een razend tempo voltrokken.

Fenomenen als ‘big data’ en het ‘Internet of Things‘ (IoT) behoren niet meer tot de technische luchtkastelen, maar zijn trends waar alle mensen en organisaties mee te maken hebben. Ook jouw bedrijf doet er aan mee, of zal op korte termijn er mee te maken krijgen.

Afbeeldingsresultaat voor big data

 

Voor jouw als bedrijf heeft dit ook impact, het is belangrijk om mee te gaan. Er zijn steeds meer nieuwe, geavanceerde apparaten en installaties op de markt en ook bestaande apparaten en installaties zijn tegenwoordig makkelijk op het IoT aan te sluiten. Niet alleen het installeren, maar ook het tijdig onderhouden vereist de nodige technische knowhow en een correcte administratieve opvolging. Meer dan ooit moeten monteurs experts zijn in hun vak en snel en adequaat de nodige interventies kunnen uitvoeren.

Er bieden zich continu nieuwe uitdagingen aan. Klanten hebben steeds hogere verwachtingen en de noodzaak om op de kosten te letten is er natuurlijk altijd, maar meer besparen blijft altijd welkom. Veranderingen in de technologie gaan altijd snel, maar de laatste tien jaar heeft de overgang van theorie naar praktijk zich in een razend tempo voltrokken. Fenomenen als ‘big data’ en het ‘Internet of Things‘ (IoT) behoren niet meer tot de technische luchtkastelen, maar zijn trends waar alle mensen en organisaties mee te maken hebben. Ook jouw bedrijf doet er aan mee, of zal op korte termijn er mee te maken krijgen.

Voor jouw als bedrijf heeft dit ook impact, het is belangrijk om mee te gaan. Er zijn steeds meer nieuwe, geavanceerde apparaten en installaties op de markt en ook bestaande apparaten en installaties zijn tegenwoordig makkelijk op het IoT aan te sluiten. Niet alleen het installeren, maar ook het tijdig onderhouden vereist de nodige technische knowhow en een correcte administratieve opvolging. Meer dan ooit moeten monteurs experts zijn in hun vak en snel en adequaat de nodige interventies kunnen uitvoeren.

Klanten verwachten snelle en kwalitatieve reacties en de mogelijkheid om naar behoefte contact op te nemen via self-service faciliteiten. Het opbouwen van relaties en het behouden van een onderscheidend imago zijn afhankelijk van de levering van onderscheidende ervaringen. Niet enkel alleen op managementniveau, maar consistent bij elk klantcontact. Waar je bedrijf ook opereert in de consultancy, architectuur, accountancy of IT; de belangrijkste onderliggende uitdagingen zijn hetzelfde:

. Hoe minimaliseren we de kosten en maximaliseren we de winstgevendheid zonder dat het je dienstverlening negatief beïnvloedt?
>. Hoe verbeteren we de gevoelswaarde van onze specifieke diensten en ons vermogen om onze professionaliteit op onze doelgroep te projecteren?
>. Hoe zorgen we voor een consistente en duurzame kwaliteit van onze dienstverlening?
>. Hoe behouden we klanten en zorgen we voor blijvende opdrachten zodat ze onze promotors worden?

Column content
Afbeeldingsresultaat voor big data

Natuurlijk heb je gezorgd voor een duidelijke bedrijfsstrategie en een waardepropositie, noodzakelijk als je wilt slagen in een concurrerende omgeving. Je hebt je processen op orde, jouw mensen weten wat ze doen, de basis staat. Je hebt klantenteams rondom jouw klant.  De kern van het antwoord zit vaak in de manier waarop jouw bedrijf samenwerkt en communiceert met de klant. Natuurlijk, technologie zorgt voor samenwerking en maakt het delen van informatie mogelijk tussen teams.
Om zich aan te kunnen passen aan het steeds veranderende klant landschap moet je als dienstverleners in staat zijn om problemen te identificeren en tijdig te reageren. Om succesvol te zijn, moet jouw bedrijf flexibel zijn en hoe langer hoe meer rekening houden met de steeds belangrijker wordende digitale transformatie.

 

‘Complex processen, eenvoudige systemen’

Dienstverleners staan voor flinke uitdagingen. Zij kampen met druk van vergrijzing van de technische medewerkers, hebben moeite jonge medewerkers aan te trekken. Hoe borgt een bedrijf de kennis van hun ervaren mensen en blijven ze een aantrekkelijke werkgever?

Daar komt bij dat het werk complexer wordt. Klanten verwachten enerzijds dat de monteur meer kan doen en dus breder inzetbaar is. Anderzijds zijn veel installaties en systemen complexer, waardoor steeds meer specialistische kennis is vereist. Denk aan specifieke software, regelmogelijkheden.

 

Afbeeldingsresultaat voor complexe processen

Dienstverleners willen de kosten in de hand houden en zo efficiënt en effectief mogelijk werken. Innoveren,  je werk anders, slimmer en beter organiseren, is van levensbelang. Niet voor niks zijn innovatie, lean startup, continu verbeteren, verandermanagement, wendbare organisaties en nieuwe organisatievormen tegenwoordig populair. Maar we zien ook steeds vaker dat procesmanagement als belangrijke bouwsteen wordt overgeslagen. Terwijl juist die bouwsteen een fundamentele factor is voor het betrouwbaar, snel en goed bedienen van je klanten.

Klanten kijken dan ook nog eens heel kritisch naar de total cost of ownership van hun apparatuur en installaties. Door regelmatig onderhoud aan te bieden, kan de levensduur van apparatuur en installaties aanzienlijk worden verlengd. Hierdoor worden de volledige eigendomskosten lager en jouw positie in de markt concurrerender.

Dienstverleners willen de kosten in de hand houden en zo efficiënt en effectief mogelijk werken. Innoveren,  je werk anders, slimmer en beter organiseren, is van levensbelang. Niet voor niks zijn innovatie, lean startup, continu verbeteren, verandermanagement, wendbare organisaties en nieuwe organisatievormen tegenwoordig populair. Maar we zien ook steeds vaker dat procesmanagement als belangrijke bouwsteen wordt overgeslagen. Terwijl juist die bouwsteen een fundamentele factor is voor het betrouwbaar, snel en goed bedienen van je klanten.

Klanten kijken dan ook nog eens heel kritisch naar de total cost of ownership van hun apparatuur en installaties. Door regelmatig onderhoud aan te bieden, kan de levensduur van apparatuur en installaties aanzienlijk worden verlengd. Hierdoor worden de volledige eigendomskosten lager en jouw positie in de markt concurrerender.

Met slimme innovaties realiseer je een hogere klanttevredenheid, een hogere productiviteit en lagere kosten. ICT-toepassingen zoals ERP systemen zorgen voor meer efficiëntie en helpen ondernemingen hun primaire processen goed in te richten, zodat je de uitdagingen van de markt aan kunnen gaan.

De top 5 uitdagingen van de markt zijn:

1. Klantbehoud en klanttevredenheid.
2. Kostenbeheersing en margeverbetering.
3. Optimalisering van interne processen.
4. Ondersteuning van nieuwe samenwerkingsvormen.
5. Integrale informatievoorziening.

 

Dit alles om de concurrentie voor te blijven en de klant meer en meer te ontzorgen!

 

Maar hoe zorgt u ervoor dat het zoeken naar bepaalde informatie in al die data die centraal is verzameld geen tijdrovende bezigheid wordt?
Als u uw informatiestromen bekijkt, heeft u al gauw te maken met veel verschillende gegevens over onder andere:

› De locatie van de asset, waar, welke afdeling, ruimte
› De eigenschappen van de installatie, merk en type
› De conditie van het asset
› De eigenaar/locatie van de installatie.
› De soort werkzaamheden die aan de installatie uitgevoerd
dienen te worden.
› De volgende keer dat er weer onderhoud aan de installatie
uitgevoerd dient te worden.
› De laatste keer dat er werkzaamheden aan de installatie zijn
uitgevoerd.
D

Centralisatie van alle data biedt
voordelen voor onder andere:
› Planning, roostering en routing
› Inkoop, voorraad, order en verkoopbeheer
› Goederenontvangst en retourzendingen
› Reparaties en preventief onderhoud
› Communicatie en mobiele samenwerking

Kijkt je terug naar de opsomming. Valt het op dat het woord ‘installatie’ in iedere regel terugkomt? In de meeste gevallen wordt bij organisaties alle data geregistreerd onder een klant en/of leverancier. Door een andere benadering te kiezen waarin u de installatie centraal stelt, wordt een heleboel zoek werk voorkomen en is alle benodigde informatie direct beschikbaar.

Wanneer u ervoor kiest alle informatie omtrent installaties te registreren en centraal te stellen, kunt u de informatie ook met elkaar gaan
verbinden. Op die manier kunt u relaties leggen tussen bijvoorbeeld de locatiegegevens en daar aanwezige installaties. Maar ook tussen
de kosten per installatie, per locatie, per klant of per maand. Het wordt dan mogelijk om alle data over de installatie vanuit verschillende invalshoeken te bekijken en te analyseren.

Door de installatie centraal te stellen in uw systemen biedt u uzelf de mogelijkheid u beter aan te passen aan de wensen en behoeften van uw klanten. U kunt sneller reageren op bijvoorbeeld calamiteiten of er zelfs proactief op acteren. Door route-optimalisatie bent u vaker op tijd, met de benodigde spullen en kunt u problemen vaker direct goed oplossen. En omdat u altijd en overal beschikt over de juiste gegevens kunt u uw klanten de gepersonaliseerde behandeling bieden die zij verdienen. De installateurs kunnen mobiel werken middels de mobiele app en staan in ‘live’ verbinding met de gebruikers op kantoor. Dit zijn slechts een aantal voorbeelden waarmee u zorgt voor een optimale klantervaring.

Verras uw klanten en maak ze meer dan tevreden.
Dan zullen zij op hun beurt voor meer klanten zorgen.

De implementatie van een ERP oplossing is niet altijd de sleutel tot succes. In  organisatie met complexe processen, die niet of nauwelijks in rekenregels te vatten zijn, moeten de processen als uitgangspunt worden genomen bij de selectie van één of meerdere softwarepakketten. Kortom, een ‘best-of-breed’oplossing is dan meer succesvol!

ZO EFFICIËNT EN EFFECTIEF MOGELIJK WERKEN

Het klinkt u vast bekend in de oren. Voor zowat elke handeling is er een formulier, bon, handleiding of andere documentatie nodig. Bij de
minste installatie of tussenkomst moeten heel wat formaliteiten, soms digitaal en soms op papier, vervuld worden. Dit kost uw organisatie
heel wat tijd. Tijd die niet besteed kan worden aan uw klanten. Daarbij is er ook nog een foutenmarge om rekening mee te houden, waardoor bijvoorbeeld een apparaat niet op tijd wordt onderhouden en defect gaat, een belangrijk voorraadstuk te laat wordt besteld, een belangrijk certificaat onvolledig wordt afgeleverd, etc.

Het is vaak zoeken naar manieren om zo efficiënt en effectief mogelijk te werken. Medewerkers zijn duur en moeten zo functioneel en breed mogelijk ingezet worden. Hierbij denken we aan een goede dagplanning, orderopvolging en beschikbaarheid van alle kennis en data. Ook voor nieuwe medewerkers moet snelle toegang tot de nodige data mogelijk zijn. Zo zijn zij sneller ingewerkt en gaat er minder tijd verloren. Een goede centralisatie van alle documenten zou een groot verschil betekenen. Als alle data in eenzelfde systeem wordt bijgehouden, kan

alle info op elk moment eenvoudig opgezocht en bijgehouden worden.
Dit leidt tot een hogere productiviteit, een 360 graden zicht op elke
situatie en meer tijd- en geldwinst voor uw organisatie.
Ook uw buitendienst heeft er baat bij als alle informatie gebundeld en
makkelijk toegankelijk is. Zij zijn in toenemende mate op zoek zijn naar
flexibiliteit en mobiliteit. Samenwerkingsplatformen om in real-time
met collega’s samen te werken en kennis te delen, bieden de uitkomst
en helpen hen om uw klanten te verrassen en blij te maken.

DE KRACHT VAN PROGNOSE-ANALYSES BIJ ONDERHOUD

Jaren geleden was het al knap dat een auto automatisch meldt dat er een probleem is met de motor of dat hij nagekeken moet worden. De nieuwe standaard is dat verschillende technische apparaten en zelfs eenvoudige huishoudapparaten automatisch aan uw bedrijf melden wanneer er onderhoud nodig is of ze een defect bespeuren. Machines, draagbare fitness trackers, thermostaten, koelkasten enz. ze zijn allemaal steeds vaker verbonden met het internet. Dit is niet alleen een mooie ontwikkeling voor de consument, maar ook
voor u als technisch dienstverlener.

Het Internet of Things (IoT) maakt het uitvoeren van routinecontroles en onderdelen vervanging overbodig. En de focus op functiona-
liteit levert een hogere klanttevredenheid en kostenbesparing door procesoptimalisatie. Met behulp van de juiste software kunnen ook
traditionele bedrijven een connected systeem realiseren en proactief meldingen verwerken.

Prognose-analyses kunnen nuttig zijn voor vele onderdelen van het bedrijf. Zo leidt het verstrekken van een trendanalyse voor de inkoop-
afdeling tot betere schaalvoordelen en preventieve bevoorrading. De service-afdeling wordt in staat gesteld om met de juiste onderdelen
op de juiste plek aanwezig te zijn Als dienstverlenende bedrijven deze technologie ter beschikking heb ben en zorgen voor een goede klantervaring, creëren ze cross- en upsell-mogelijkheden om hun inkomsten en concurrentievoordelen te maximaliseren.

Een grote uitdaging blijft echter het ontvangen en bewaren van deze data en de automatische interpretatie ervan

ZET JE SERVICE TEAMS IN OM KLANTEN TE VERRASSEN EN BLIJ TE MAKEN

Het bieden van een positieve klantervaring is altijd één van de belangrijkste doelen van je organisatie.

Service teams zijn voor jouw bedrijf of organisatie van onschatbare waarde (ambassadeurs). Iedere dag komen ze over de vloer bij de klant, ze moeten alles in huis hebben om een uitstekende klantervaring te bieden. Hoe je  buitendienst medewerkers samenwerken met klanten is een belangrijk onderdeel van het opbouwen van een goede klantervaring en bij het concurreren binnen de diensteneconomie.

Een voorbeeld van goede klantenservice is het ‘surprise and delight’ model, waarbij je als organisaties alles in het werk stellen om onverwachte en positieve dingen te doen voor klanten om zo hun verwachtingen te overstijgen. Het verrassen is meestal het toevoegen van waarde aan de klantervaring, het blij maken gaat er vooral om dat er meer wordt gedaan dan de klant verwacht. Service met een lach.

Als je zich afvraagt of jouw bedrijf of organisatie dit kan realiseren, zou je deze vragen moeten stellen:

> Hebben mijn buitendienstmedewerkers accurate, up-to-date gegevens die de klant centraal stelt?
> Hebben we zicht op het complete klantenbestand, dat wat de klant vraagt en wie wij kennen bij de klant?
> Zijn we in stand op de juiste diagnose te stellen uit de hulpvraag van de klant?
> Zijn we in staat om de juiste mensen met de juiste vaardigheden en kennis te sturen zodat het probleem telkens meteen goed opgelost kan worden?
> Heb ik juiste materialen op voorraad, op locatie of op de vestiging om de klant te verzorgen
> Hebben mijn medewerkers de juiste gereedschappen en documenten om de klantvraag te beantwoorden
> Kunnen mijn teams anticiperen op de behoeften van de klant en proactief handelen?