ERP de start

Klaar voor de start

Je bent waarschijnlijk tot de conclusie gekomen dat je bedrijf klaar is voor een (nieuw) ERP systeem. Je hebt gemerkt dat bepaalde dingen niet helemaal lekker lopen binnen je bedrijf en dat het tijd is voor verbetering. Tijd om dingen anders te te organiseren, je ziet kansen en mogelijkheden, je ziet ook hoe jij en je medewerkers momenteel de zaken regelen.  Het kan en moet beter, je bent toe aan de volgende stap. Jij bent  er klaar voor! Natuurlijk, nieuwe software kan en gaat veel veranderen. Je realiseert je dat je keuzes moeten maken, je huidig werkwijzes tegen het licht moet houden, maar waar begin je, jij bent er klaar voor maar ook je

Aandachtspunten bij ERP implementatie

Het implementeren van een ERP systeem is een belangrijke succesfactor voor je bedrijf, maar het is ook kostbaar. Bovendien is de impact van een implementatie traject groot. Het nieuwe ERP systeem raakt vaak al je bedrijfsprocessen. Hoewel elk bedrijf tegen andere knelpunten aanloopt, zijn er ook issues die iedereen zal herkennen:

Welk ERP pakket je ook zal kiezen en hoe flexibel het ook is qua configuratie, geen enkel pakket zal 100% aansluiten op de werkwijze van je bedrijf.  Wees hiervan bewust, maak voor jezelf een nauwkeurige analyse van de gaps tussen de gewenste werkwijze en de mogelijkheden van het nieuwe systeem. Bepaal vervolgens hoe je daarmee om gaat. Er zijn in principe twee oplossingen: je past het werkproces aan of je past het pakket aan (en dit tweede kan slechts beperkt met de moderne Cloud ERP oplossingen). Let op: beide opties kosten tijd en geld!

Met name voor bedrijven die ERP voor de eerste keer implementeren, is het belangrijk om veel aandacht te besteden aan het converteren van data naar het nieuwe systeem. De oude systemen zijn vaak vervuild met verouderde, incomplete of inconsistente data. Om te voorkomen dat deze data terecht komt in de nieuwe omgeving, moeten de gegevens eerst gecontroleerd en opgeschoond worden. Pas dan kunnen ze veilig in het nieuwe systeem worden geïmporteerd.

Het succes van een implementatietraject staat of valt met de acceptatie door de gebruikers. Betrek hen dus tijdig bij de inrichting van het nieuwe systeem, begeleid ze goed bij het overstappen op het nieuwe systeem en vergeet de nazorg niet!

Klanten 

Heel simpel, klinkt vreemd en toch weer niet, het begint bij de klant! Jouw klant neemt producten en diensten af. De keuze voor jou is de belangrijkste keuze voor je bestaan, heel simpel zonder klant heb je geen bedrijf. Klanten weten precies waarom ze de aankopen bij jouw uitvoeren en waarschijnlijk waarom juist niet bij jouw. Laat dit leiden door een implementatie of projectteam. Klant is nummer 1.

Medewerkers 

Iedere dag zijn jouw medewerkers bezig de beste prestaties te leveren voor de klant. Jouw medewerkers willen goed uitgerust zijn voor de juiste werking. Klinkt vreemd maar veelal worden medewerkers te laat meegenomen in het project. Veelal is het gericht

Niet zo gek dus dat er zoveel aanbod is op het gebied van ERP systemen en dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet.

Om jou te ondersteunen bij het kiezen van het juiste ERP-systeem voor jouw bedrijf, hebben we dit artikel geschreven. Hier vertellen we je waar je naar moet kijken bij de keuze van het juiste ERP-systeem voor jouw bedrijf. Ieder bedrijf is immers anders, met andere wensen en eisen aan een ERP-systeem. Daarnaast werk je er lang en vaak mee, plús het is een investering in je bedrijf. Logisch dus dat je deze keuze weloverwogen wilt maken.

ERP ondersteunt het proces, niet andersom

Wanneer de doelstelling is om binnen een afdeling of proces uniformiteit en kwaliteit te waarborgen is een strak ingerichte ERP oplossing zeer effectief in het voorschrijven van een werkwijze. In alle andere gevallen zou echter de gekozen werkwijze de inrichting van het ERP systeem moeten bepalen. De nadruk bij een ERP selectie en implementatie ligt dan ook op het in kaart brengen van de doelen, de benodigde aansturing en de productie- en kantoorprocessen die door ERP zouden moeten worden ondersteund of overgenomen.

De “werkvloer” heeft vaak veel impliciete kennis over de gebruikte werkwijze – anders dan de voorgeschreven werkwijze – en vaak heeft men goede ideeën over wat er anders zou moeten. Betrek daarom de eindgebruikers al in een vroeg stadium bij het selectie traject en de implementatie.

Durf kritisch te zijn over de werkelijke huidige en toekomstige behoefte

Als het tijd is voor een nieuw ERP systeem, betekent dit dat het bestaande systeem niet meer voldoet. Vaak loopt het dan al een tijd niet lekker; KPI’s kloppen niet of zijn moeilijk te achterhalen, steeds meer koppelingen maken het systeem traag en kwetsbaar of er worden steeds meer fouten gemaakt. Dit is vaak vervelend om te onderkennen. Bovendien is een uitgebreid onderzoek gevoelsmatig te duur. Immers: “Wij weten wel wat we doen en hoe we het willen hebben.” Het is belangrijk om tijd te besteden aan een kritische evaluatie. “We doen dit al jaren zo…”, is dé reden om extra kritisch te zijn!

Door niet kritisch genoeg te kijken naar de bestaande processen en oplossingen, blijft in de basis alles hetzelfde. Als er fouten of suboptimale processen opnieuw worden geautomatiseerd, krijgt u opnieuw geautomatiseerde fouten en geautomatiseerde suboptimale processen. Het kost nog véél meer tijd en geld om dit later weer te herstellen.

Te veel nadruk op functionaliteit

U heeft weinig aan functionaliteit als onderliggende ‘problemen’ niet eerst worden oplost. Geef functionaliteit daarom op voorhand niet de absolute prioriteit, als u niet 100% zeker weet dat in de functionaliteit de oplossing zit. De werkelijke behoefte van de organisatie, nu en in de toekomst, moet leidend zijn.